makalah tik

Depkeu ManfaatkanTeknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk Dukung Manajemen SDM Gelombang perubahan lingkungan strategis yang didorong oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah berdampak luas dalam dimensi kehidupan manusia. Bahkan dewasa ini pemanfaatan peralatan jaringan komputer, dan jaringan telekomunikasi untuk mendukung manajemen menjadi imperatif (is a must). Kebutuhan organisasi profit maupun non-profit atas perangkat keras (hardware) , dan perangkat lunak (software) semakin tinggi baik dari sisi budget maupun ragamnya. Sangat sulit dibayangkan pada abad 21 ini apabila dalam bekerja kita tidak dibantu komputer, jaringan komputer, maupun internet. Di sisi lain harapan masyarakat (stakeholders) semakin tinggi atas membaiknya sistem pelayanan publik dengan segala kemudahan yang ditawarkan teknologi informasi dan komunikasi tersebut. Masyarakat beranggapan bahwa semakin terjangkaunya dan meningkatnya kecanggihan TIK tidak lagi menjadi kendala bagi banyak organisasi untuk mengadakannya (acquisition), bahkan pada organisasi publik dengan budget terbatas seperti Pemda Sragen dapat mengaplikasikan TIK untuk administrasi pemerintahannya sampai ke pelosok desa. Adalah sebuah keniscayaan apabila suatu organisasi yang sudah mapan tidak mampu memodernkan birokrasi dan perangkatnya dengan TIK. Pada organisasi publik, seperti Departemen Keuangan, tuntutan masyarakat tersebut antara lain berupa tuntutan untuk meningkatkan pelayanan publik, seperti pelayanan perpajakan, bea dan cukai, perbendaharaan, kekayaan negara dan sebagainya. Pada stakeholder internal, muncul tuntutan untuk meningkatkan pelayanan terhadap internal customer, yaitu para pegawai dan manajemen SDM/para pembina kepegawaian Departemen Keuangan. Sudah lama didambakan adanya sistem informasi yang bisa menyediakan informasi SDM yang akurat dan cepat agar administrasi dan pelayanan kepegawaian dapat dijalankan dengan prima. Pada suatu sisi yang lain ternyata pemanfaatan TIK dalam mendukung belum optimal untuk mendukung Sistem Informasi Manajemen (SIM) SDM walaupun dari sisi jumlah pegawai dan kompleksitas organisasi sudah sangat membutuhkan bantuan implementasi TIK. Saat ini Departemen Keuangan memiliki pegawai cukup besar sejumlah 63.000 orang dan memiliki organisasi birokrasi yang cukup kompleks yang dapat dikategorikan sebagai holding type company karena memiliki 12 unit eselon I yang memiliki core business berbeda dan ribuan unit vertikal yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Kekurang-optimalan SIM SDM dapat ditengarai dengan ketidakakuratan data pegawai. Pada level pusat dan daerah, informasi mengenai current status pegawai seringkali tidak akurat. Bahkan terjadi kesalahan administrasi disebabkan adanya data yang tidak akurat. Informasi yang kurang akurat tersebut tentu akan sangat menghambat proses manajemen SDM. Keputusan-keputusan perencanaan SDM, rekrutmen, staffing/penempatan, mutasi jabatan, kepangkatan, pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, remunerasi/benefit, disiplin bergantung kepada data yang akurat. Masalah ini bukannya tidak disadari oleh pimpinan, namun untuk membangun sistem informasi yang andal di dalam organisiasi sekompleks Depkeu bukan pekerjaan semudah membalik telapak tangan. Dibutuhkan konsep yang jelas dalam pengembangan SIM SDM dan tentu yang amat vital adalah komitmen dari pimpinan untuk melakukan endorsement dan enforcement kebijakan penerapan SIMPEG. Disadari bersama bahwa SIM SDM sebagai suatu alat kerja hanya akan terlaksana dengan efektif dalam suatu lingkungan yang mendukung. Hasil output data berupa informasi yang akurat akan dihasilkan oleh proses pengelolaan data yang baik, sedangkan proses pengeIolaan data akan tergantung pada kualitas input data. Pendeknya, Garbage In Garbage Out (GIGO). Dalam organisasi seluas dan sekompleks Depkeu untuk mengintegrasikan input data yang berawal dari ribuan satker yang secara geografis tersebar dari Sabang sampai Merauke dengan kondisi infrastruktur TIK yang beragam tentu bukan hal yang mudah. Masalahnya adalah sifat data SDM yang sangat dinamis dan sensitif. Tidak mungkin tanpa sistem yang andal dan partisipasi luas dari seluruh elemen pembinan kepegawaian di Depkeu input data yang akurat bisa diperoleh. Pada suatu sisi ketersediaan input data juga tergantung kepada kualitas bisnis proses SDM itu sendiri. Apabila setiap mutasi kepegawaian dilaksanakn sesuai peraturan dan ketentuan SOP dan dilaporkan secara berkala dengan disiplin tinggi tentu kualitas input data dapat dijaga. Ketersediaan data yang akurat sebenarnya sangat tergantung pada kualitas manajemen SDM/pembinaan kepegawaian di masing-masing SATKER karena pada dasarnya data SDM di-drive dari bawah ke atas, atau dari satuan unit kerja paling kecil, termasuk Biro SDM dalam konteks ini, untuk diagregasi dalam database di level pusat. Jadi seringkali terjadi mispersepsi di kalangan masyarakat bahwa organisasi merasa sudah cukup tanggap atas kebutuhan implementasi TIK dengan mengadakan hardware dan software. Beberapa permasalahan yang dapat dididentifikasi adalah sebagai berikut : Sistem yang tersebar secara teknis menyulitkan dalam hal perawatan/ maintenance; Dari segi biaya total, perawatannya membutuhkan alokasi dana yang cukup besar; Menyulitkan dalam hal pengembangan sistem selanjutnya; Perbedaan struktur dan konstrain masing-masing database unit eselon I dengan database pusat menyulitkan proses pengintegrasian data; Permasalahan sinkronisasi database ini memicu keterlambatan proses updating/pemutakhiran data; Validitas data kepegawaian yang rendah tidak dapat mendukung proses manajemen SDM dengan baik; Keterlambatan proses transaksi pelayanan penerbitan keputusan mutasi kepegawaian; Solusi Terhadap berbagai permasalahan sebagaimana diulas di Bagian I tulisan ini, Tim Reformasi Birokrasi Pusat Depkeu mengambil langkah yang strategis untuk mengembangakan SIMPEG yang terintegrasi. Tujuan dari pengembangan tersebut untuk dapat memberikan pelayanan informasi kepegawaian yang akurat untuk keperluan manajemen pembinaan kepegawaian, pengambilan keputusan, dan mendukung manajemen anggaran belanja pegawai Departemen Keuangan. SIM SDM di Depkeu dinamakan dengan Sistem Informasi dan Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Kegiatan pengembangan SIMPEG perlu diformulasikan ke dalam strategi sebagai berikut : a. Meningkatkan kesadaran dan partisipasi aktif para pembina kepegawaian dan pegawai di lingkungan Departemen Keuangan akan pentingnya kebutuhan informasi kepegawaian yang akurat dan aktual; b. Meningkatkan koordinasi antarunit pembina kepegawaian di lingkungan Departemen Keuangan dengan memperbaiki business process manajemen kepegawaian melalui penyusunan SOP untuk pertukaran data (exchange/communication), sehingga pada tahun 2009 diharapkan aplikasi SIMPEG� sudah mulai bisa diterapkan secara luas di lingkungan Departemen Keuangan (Depkeu-wide); c. Meningkatkan dan mengembangkan sumber daya manusia (brainware) secara bertahap, meliputi: rekrutmen dan placement SDM IT yang berkualitas, training/diklat SDM sesuai perkembangan teknologi, kejelasan jenjang karier/fungsional, dan penghargaan/kompensasi yang layak sesuai market standard atas prestasi pegawai serta penyediaan pendukung teknis (hardware dan software) pada unit-unit pembina kepegawaian; d. Standarisasi manajemen kepegawaian di lingkungan Departemen Keuangan (misalnya pola mutasi, proses kenaikan pangkat, penetapan grading), agar SIMPEG� dapat di integrasikan ke dalam bisnis proses manajemen SDM; e. Pelaksanaan PUPNS (Pendataan Ulang PNS) Depkeu untuk dijadikan modal dasar / saldo awal database SIMPEG karena PUPNS mengambil data primer (langsung dari pegawai). Saat ini tengah berlangsung pegembangan SIMPEG di Departemen Keuangan. Diharapkan pada tahun 2008 ini aplikasi sudah selesai dibangun dan dapat diterapkan di semua unit Eselon I secara bertahap pada tahun 2009. Substansi sistem tersebut berupa database pegawai Depkeu. Saat ini tengah dilaksanakan PUPNS (Pendataan Ulang PNS) Depkeu dengan mengambil data primer dari form isian yang diisi tiap pegawai termasuk di dalamnya data hukuman disiplin yang disampaikan secara rahasia oleh masing-masing Satker. Diharapkan dengan kedua kegiatan tersebut Depkeu dapat segera memiliki SIM SDM yang terintegrasi dan handal sehingga banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan optimalnya SIMPEG : a. Meningkatnya akurasi data dan mengurangi kesalahan-kesalahan administrasi SDM di lingkungan Departemen Keuangan karena proses manajemen data sudah dibantu dengan aplikasi yang ter-integrasi dengan seluruh unit kerja; b. Membantu dalam proses manajemen SDM yang meliputi proses perencanaan, rekrutmen dan seleksi, pengembangan karir, reward and punishment, sampai pemensiunan dengan tersedianya aplikasi dan informasi SDM; c. Mendukung kegiatan assessment center yang merupakan pilar utama sistem promosi/mutasi kepegawaian yang handal; d. Database kepegawaian dapat menjadi sumber informasi pertama bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan pembinaan kepegawaian atau disebut Decision Support System/Executive Information System; e. Informasi kepegawaian yang akurat amat bermanfaat bagi perencanaan, penggunaan, dan pengawasan anggaran belanja pegawai, sehingga meningkatkan akuntabilitas keuangan; f. Informasi tentang pegawai dan pembinaan kepegawaian yang akurat dapat dipertanggungjawabkan ke stakeholders melalui internet/intranet, sehingga prinsip transparansi dan akuntabilitas publik dapat dilaksanakan dengan baik; g. Memudahkan pegawai untuk mendapatkan akses informasi tentang pembinaan pegawai, misalnya informasi kenaikan pangkat, penyelenggaraan diklat, dll.; h. Memudahkan proses birokrasi sistem pembinaan kepegawaian misalnya automasi proses cuti. Pada akhirnya hanya kerja keras seluruh jajaran birokrasi di lingkungan Depkeu dan dukungan pimpinan yang memungkinkan sistem ini dapat dijalankan dengan baik. Dengan dukungan TIK reformasi management SDM di Departemen Keuangan diharapkan akan mampu menciptakan pegawai yang handal, kompeten pada bidang tugasnya, ber .... tinggi, dan mampu memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat. TIK diharapkan mampu melahirkan solusi yang objektive atas pilihan SDM yang tepat.